نام شرکت

 

پلان تجارتی

بیان رسالت

- یک بیان واضح از رسالت درازمدت شرکت شما است. کوشش کنید تا واژه های را که شرکت شما را بسوی ترقی و رشد رهنمایی میکند استفاده نمایید، اما باید مختصر باشد. بيانيه رسالت در حقيقت فلسفه وجودي شرکت را مشخص كرده وبه سوالات زير پاسخ مي دهد :

1.       شرکت براي پاسخ دهي به چه نيازهائي بوجود آمده است

2.       براي پاسخدهي به نيازها چه ماموريت و وظايفي را بر عهده گرفته است

3.       هدف و يا اهداف غائي از اجراي فعاليتهاي فوق چيست

4.       مشتريان اصلي و مصرف كنندگان نهائي خدمات و يا توليدات شرکت چه كساني هستند

5.       براي تحقق اهداف فوق و در انجام وظايف رعايت چه ارزشها و باورهائي لازم وضروري است.

فلسفه وجودي   ( چرائي ) شرکت را رسالت شرکت مي نامند هر شرکت در پاسخ به يك سلسله نياز ايجاد ميشود و هدف آن رفع آن نياز مي باشد بنابراين قبل از هر اقدام بايد مشخص شود كه چه نيازهائي منجر به تشكيل شرکت گرديده است ؟!!!

 

اهميت بیانیه رسالت  :

 

1.       هدف نهائي شرکت را عملا مورد تاكيد قرار مي دهد

2.       مبنا و معيار تخصيص منابع محسوب ميشود

3.       جو شناخته شده اي را بر سازمان حاكم مي كند وراهنماي تدوين برنامه ها وفعاليت هاي همه واحدها و افراد قرار ميگيرد

4.       زمينه انعطاف پذيري سازماني را فراهم آورد

5.       فعاليتها و نتايج حاصله را جهت دهي مي نمايد

نمونه بیان رسالت:

"رسالت شرکت فایزر:

شركت فايزر در زمينه مراقبت هاي بهداشتي در دنيا تحقيق ميكند . ماموريت اصلي ما برآن است كه در سراسر جهان با استفاده از دانش و روشهاي علمي ، زندگي بهتر ، طولانيتر ، سالمتر ، پربارتر و لذت بخشتر براي مردم فراهم نمائيم شركت داراي چهار بخش اصلي است : مراقبتهاي بهداشتي ، لوازم پزشكي و داروئي ، صنايع غذائي و درمانگاههاي حيوانات .ما در 39 كشور جهان واحد توليدي داشته و محصولات ما در سراسر جهان عرضه ميشود."

 

تیم شرکت

   

-    لیست نمودن رئیس هیئت عامل و  اعضای کلیدی اداره با نام آنها

-    با تذکر دستاوردهای گذشته که نشان بدهد اینها  کسانی اند که دارای سوابق موفقیت آمیز و دستاورد ها اند.

- تجربه  آنها را در عرصه کاری شان بطور خلاصه بیان نمایید.

 

تحلیل بازار

   

-  بازار: گذشته، حال ، و آینده

          -  تغییراتی را که در سهم بازار، رهبری، مصارف، نرخ و یا رقابت باعث ایجاد فرصت جهت موفقیت شرکت شما میشود بیان نمایید.

فهرست كامل و  اولويت بندي نشده نيازها نوشته شود :

درحال حاضر چه نيازي به وجود شرکت است ؟ يا به تعبير ديگر مشتريان چه توقعي از شرکت دارند ؟

1.      نياز به توليد دانش ! چه دانشي ؟

2.      نياز به تربيت نيروي انساني ! چه نوع نيروي انساني ؟

3.      نياز به توليد محصول و فرآورده ! چه محصولاتي ؟

4.      نياز به ارائه خدمات صحی ! چه خدماتي ؟

5.      نياز به ارائه خدمات درماني ! چه خدماتي ؟

6.      نياز به ارائه خدمات توانبخشي ! چه خدماتي ؟

مشتريان اصلي و نيازها

در اینجا مشتریان لیست گردیده و نیازها و توقعات  آنها بیان میگردد.

تحلیل نیازها:

1. نوع نیاز ----

در اين ستون نوع نياز را طبقه بندي نموده و با جملاتي صريح و روشن بنويسيد بطور مثال :

1. نيازهاي جامعه به تربیت نیروهای متخصص پزشکی
2. نياز به واكسيناسيون هپاتيت
3. نياز به توليد واكسن هپاتيت ب
4. نياز به بيماريابي افراد آلوده به HIV
5. نياز به درمان بيماران مبتلا به هپاتيت ب

 

 

2. شرکت مشابه

 

در اين ستون به اين سوال پاسخ داده ميشود كه آيا شرکت ها  و يا نهادهائي وجود دارد كه خدمات مشابه ارائه مي كنند  بطور مثال :

1. توليد دانش نيازهاي جامعه ورزشي توسط مراكز تحقيقات و دانشگاههاي علوم پزشكي كشور
2. واكسيناسيون هپاتيت توسط مراكز بهداشتي درماني ،  مراکز درمانی  خصوصي    

 

3. اولویت شرکت:

در اين ستون به اين سوال پاسخ داده ميشود كه آيا براي شرکت تامين اين نياز از چه اولويت برخوردار است

1. براي نيازهاي كه شرکت قطعا تصميم دارد به آنها پاسخ دهد ( اولويت 1)
2. اگر شرکت های ديگر فعاليت مشابه انجام ميدهند  و شرکت در صورت وجود منابع كافي و يا دلايل ديگرميخواهد مشاركت و سهم داشته باشد (اولويت 2 )
3. اگر قطعا درصدد عدم پاسخگوئي به نياز است ( اولويت 3 ) منظور گردد.

 

  فرصت ها

   

-  مشکلات  فرصتها:

–    مشکلات مستهلکان را بیان نمایید، و ماهیت  فرصت محصولات / خدمات را که توسط مشکلات متذکره ایجاد شده است بیان نمایید.

 

تصور تجاری

 

- خلاصه تکنالوژی کلیدی، تصور کلی و یا استراتیژی  را که تجارت شما بر آن استوار است بیان نمایید.

 

 رقابت

   

-  ساحه رقابت شرکت خویش را بطور خلاصه بیان نمایید

-  تفوق رقابتی شرکت تان را بطور اجمالی بیان نمایید

 
اهداف و مقاصد

 

1.      هدف مشخص كننده اين است كه شرکت به دنبال چه چيزي است

2.      نتيجه نهائي كار چيست؟

3.      هدف جهت را نشان ميدهد

خصيصه هاي هدف يا اهداف کلی

·        چالشگر  -  شرکت را به تكاپو وادارد            

·        قابل سنجش  -   از طريق اهداف كمي و عيني

·        با ثبات  -  برخوداري از پايداري منطقي

·        معقول -   برخورداري از منطق و عقلانيت

·        روشن و واضح -  پرهيز از ابهام گویي

 

 

 

 

در نوشتن اهداف بيشتر به مشتري و مصرف كننده و نتيجه توجه شود تا روش كار                                   

 

اجزاء اصلي هدف:

   

1. از فعل تغيير استفاده ميكند مثل افزايش ، كاهش ، بهبود ، حذف و موارد مشابه
2. مشخص كردن مشكلي كه بايد تغيير كند

 مثال هدف:

عرضه محصولات با استاندرد جهانی ، رفع نیازمندی های مشتریان با تولید لبنیات خالص دارای نرخ مناسب

 

-  اهداف پنج ساله

–    مقاصد مشخص قابل پیمایش را بیان نمایید

–    مقاصد سهم بازار شرکت تان را بیان نمایید

–    مقاصد عواید / منفعت را بیان نمایید

 

برنامه مالی

 

-  برنامه مالی به سطح عالی را که بیانگر طرح مالی، مفروضات نرخ، و مرور سالانه فروشات و منفعت ها برای سه سال آینده .

-  چندین سلاید را که این موضوع را تحت پوشش قرار دهد استفاده نمایید.

 

منابع مورد نیاز

 

-   تکنالوژِی مورد نیاز

-    پرسونل مورد نیاز

-    منابع مورد نیاز

–    مالی، توزیع،پیشرفت، و غیره 

-    ضروریات خارجی

–    محصولات/ خدمات/ تکنالوژی که ضرورت است تا از خارج از شرکت خریداری شوند.

خطرات احتمالی و پادشها

-   خطرات احتمالی

–    خطرات احتمالی در پروژه یا فعالیت تجاری پیشنهاد شده را بطور خلاصه بیان نمایید

-   برخور با خطرات

–    بطور خلاصه بیان نمایید که چگونه با خطرات برخورد صورت میگیرد

-   پاداشها

–    پاداش متوقعه را  بر آورد نمایید، به ویژه اگر علاقمند به سرمایه گذاری باشد.

 

 

موضوعات کلیدی

-    کوتاه مدت

–    تصامیم کلیدی و موضوعاتی را که نیاز به تصویب عاجل و کوتاه مدت داشته باشد مجزا نمایید

-    دراز مدت

–    موضوعاتی را که نیازمند به تصمیم گیری درازمت است مجزا نمایید

–    عواقب تاخیر تصمیم گیری را بیان نمایید

- اگر شما علاقمند به سرمایه گذاری اید، مشخصه های آن را بیان نمایید.

 

######################################

 اپوزیسیون قوی مبتنی بر منافع ملی بهترین بدیل برای خروج از بحران کنونی و فساد گسترده نظام حاکم

 

بنبست سیاسی و ضعف در  حرکت برنامه ریزی شده توسعه یی کنونی در افغانستان بحران های سهمگین اقتصادی، اجتماعی  را در کشور به بار آورده است.دیده میشود که نظام حاکم بر کشور در تلاش پیگیر برای تداوم  اقتدار خود از هر راهی که امکان آن باشد فرو گزار نمی کند. بحران انتخابات یکی از تلاش های گروه آقای کرزی ( افغان ملت ها) است تا به هر نحوی که میشود باید نتایج این انتخابات باطل گردد تا در آینده پارلمان  به نیروی عدالتخواه و قانونمدار مبدل نشده و مانع سیاست های  تمامیت خواهی این گروه نگردد.

 

گروه آقای کرزی  بدون در نظرداشت منافع ملی کشور دست به بی ثباتی کشور میزند. به نظر تحلیلگران مسایل افغانستان پیروزی مخالفان کرزی ضربه سنگینی دیگری است بر  تیم آقای کرزی که سنگین تر از ضربات قبلی به این تیم است.

برنده شدن آقای لطیف پدرام و سایر مبارزان عدالتخواهی در کشور در انتخابات پارلمانی سال جاری موجب نگرانی شدید نظام کنونی است. با وجود تلاش های زیاد حکومت بر علیه آقای پدرام که بیشتر این پروژه توسط  گروه آقای ربانی صورت میپذیرفت وی توانست رای بیاورد و تریبون مستحکمی شود بر عدالت و محکومیت استبداد نو.

 

استبداد نو با چهره ظاهراً ملایم اما برنامه های خطرناکتر از استبداد کهنه بطور وحشتناکی عدالتخواهان را سرکوب نموده  و با تطمیع و توطئه مانع آنها میگردد.

 

از جانب دیگر این گروه هیچگاهی از سیطره پاکستان خارج نشده  و زمینه را برای عملی شدن خواسته های نا مطلوب پاکستانی ها مساعد میسازند و در سایه آنها میخواهند به اقتدار خود ادامه دهند. برکناری  رئیس امنیت ملی  یکی از این نمونه های  اخیر عملی شدن برنامه های پاکستانی ها در افغانستان بود.

 

حکومت مبتلا به فساد کرزی در نهایت باید خاتمه یابد تا  فرصت تنفس دوباره برای مردم افغانستان مساعد گردد.در این حال موجودیت یک اپوزیسیون قوی برخوردار  از حمایت قوی تمام شهروندان افغانستان که بر خلاف اهداف و استراتیژی  حکومت گروه کرزی منافع ملی کشور را بر منافع قومی و زبانی ترجیح دهد میتواند جاگزین مناسب برای خروج از بحران کنونی باشد.

 

مسوولیت تمام شهروندان کشور در این زمینه نقش اساسی را داشته تا  با درس گرفتن از تجارب تلخ گذشته  نظام قوی مبتنی بر منافع ملی ، برنامه های واضح انکشافی در عرصه های سیاسی، اقتصادی، اجتماعی را انتخاب نمایند.

 

 

 

• مشخصات یک راپور موثر
• ساختار راپور • روش راپور نویسی

راپور یا گزارش چیست؟

راپور یک پیشکش آماده شده برای مطالعه کنندگان علاقمند ،جهت جواب دادن به مقصد مشخص، تقاضا و یا درخواست می باشد. انواع راپور انواع مختلف راپور موجود است.اما عموما وظیفه راپور ها حساب دادن فعالیتی است که انجام داده شده تا برای سوالی جواب ارائه گردد و یا راه حل مشکلی را ارائه نماید.

مشخصات یک راپور موثر یک راپور موثر عبارت است از:

مناسبت برای مقصد و خواننده گان آن دقیق منطقی واضح و هدفمند خوب تنظیم شده و داشتن عناوین واضح .ساختار راپور یکی از برتری های راپور نسبت به سایر نوشته های ارتباطی این است که دارای یک شکل معیاری می باشد. این خواننده را کمک می کند تا بخش های مشخص را دریافت نموده و بالای آن تمرکز نماید.

ساختار راپور
• بیشترین راپور ها به انواع ذیل طراحی شده اند:

• سند ارسالی
• عنوان
• خلاصه
• معلومات
• مباحثه
• اختتامیه
• سفارشها
• بیوگرافی

روش راپور نویسی:

سه مرحله را باید همیشه تعقیب کرد:

1. پلانگذاری
2. نوشتن
3. ترتیب، مرور، اصلاح

پلان گذاری:

تعریف مقصد:

- خلاصه را با دقت بخوانید
- کلمات کلیدی را معین نمایید
- مطمئن شوید که می دانید که چه چیز از شما خواسته شده است گیرنده را معین نمایید
- سطح فهم گیرنده راپور را معین نمایید
- معین نمایید که گیرنده چه را می خواهد بداند حدود را ایجاد نمایید
- سطح هدف و اندازه جزئیات را معین نمایید
- اندازه راپور را معین نمایید و چه چیز می تواند در این اندازه مورد پوشش قرار گیرد گرد آوری معلومات
- مطمئن شوید که معلوماتی را که گرد آوری نموده اید مناسب،همزمان و حقیقتا صحیح باشد
2. نوشتن:

سه مرحله نوشتن راپور:

متن اصلی راپور را بنویسید خلاصه راپور را بنویسید مواد تکملیی یا حمایوی را بنویسید

نوشتن متن اصلی:

چهار جز متن:

• معرفی
• مباحثه
• اختتامیه
• سفارشها

معرفی معرفی خواننده را به موضوع اصلی هدایت می کند . در اینجا با دادن پس منظر،اهداف،قضایا،مقصد،محدودیت ها،رسیدن به خواننده،مفاد احتمالی و یا دیگر رهنمایی ها برای خواننده مفید باشد.اگر اصطلاحات تخصصی استعمال می نمایید ،آنها را به طور واضح تعریف نمایید. این تصمیم را در معرض توجه قرار می دهد.تشریح دهید که چرا راپور ضروری است و معلومات در مورد ارائه دهید مباحثه مباحثه بخش اصلی راپور را تشکیل می دهد.ازعناوین اصلی و عناوین فرعی استفاده نمایید.این بخش پروسیجرها، معلومات،دریافت ها ،ارتباطات،مواد بصری،میتودلوژی و نتایج را تشریح،تحلیل،تفسیر و ارزیابی می نماید.این مواد خواننده را بطور منطقی به سوی نتایج و سفارشها هدایت مینماید. در نوشتن مباحثه متن اصلی باید: به سویه مناسب تهیه دیده شود مواد را بطور منطقی و مستدل ترتیب نماید زبان واضح و روان را در نوشتن استفاده نمایید مثال های حقیقی و محکم را درج نمایید.

نتیجه گیری:

نتیجه گیری ها از مدارک،تحلیل ها، تفاسیر و ارزیابی های که در مباحثه ارائه شده استنتاج می گردد.مواد جدید نباید ارائه گردد؛نتیجه گیری باید به تعقیب مباحثه درج گردد. بخش نتیجه گیری باید در موارد ذیل را ارائه دهد:

نتیجه گیری ها نکات کلیدی دریافت های عمده سفارشها بخش معرفی ( وقتیکه استفاده می شود –همه راپور ها سفارش نمی دهند) باید دیدگاه ها،پیشنهادات ،اقدامات احتمالی که عملی شوند،درخواست ها و سفارشهای که برخواسته از درنظر داشت معقول مباحثه و نتیجه گیری است. صریح باشد حساس باشد متصور باشد مستدل باشد خلاصه یکباری که متن اصلی راپور نوشته شد،خلاصه را نوشته نمایید .خلاصه عبارت از مختصری از عناصر اساسی راپور از معرفی تا سفارشها است.باید مستقل( باید جداگانه معنی داشته باشد)،جامع( نکات عمده را تحت پوشش قرار دهد) واضح و فشرده باشد. به عنوان یک دستور عمومی باید کوتاه بوده وبه اندازه 10 – 15 فیصد راپور باشد.باید در جملات و پاراگرافهای مکمل نوشته شده و خلاصه اجزای ذیل را در بر داشته باشد: مقصد دورنما دستاورد ها نکات عمده تنیجه گیری سفارشها نوشتن مواد تکمیلی سند ارسالی سند ارسالی بخش از راپور نیست،اما راپور را همراهی باشد.در نامه یاد داشت، ویا فورم یاد داشت،راپور را برای خواننده مشخص می سازد و توجه را برای بخش های که برای خواننده ضرورت است معطوف می دارد. صفحه عنوان راپور را توسط معلومات ذیل مشخص می سازد:

عنوان
نام نویسنده
مرجع تهیه کننده
محل راپور
تاریخ

فهرست مندرجات:

فهرست مندرجات عناوین بخش ها ، عناوین فصل ها به منظور نمایش و موقعیت صحفه ها نشان می دهد. شماره گذاری صحفات استاندارد با معرفی آغاز می گردد.خلاصه اکثراً با حروف خورد رومی( i,ii,iii,iv,) شماره گذاری می گردد.


بیوگرافی( مراجع):

بیوگرافی تمام نشرات را که در تهیه منابع از آنها اتخاذ شده و یا به آنها رجعت داده می شود،شامل می شود.

مرحله سوم:


ترتیب،مرور و اصلاح.

”لیست مواد بر رسی“ ذیل را استماع نمایید:
آیا من هدف راپور را بر آورده نموده ام؟
آیا این نوشته در سطحی است که برای گیرنده مناسب باشد؟
آیا معلومات مندرجه صحیح اند؟
آیا جامع است؟ آیا معلومات مندرجه مناسبت دارند؟
آیا طراحی و پیشکش خوب سنجیده شده اند؟ .
آیا شکل واضح ،فشرده و مسلکی است؟
آیا خلاصه بطور مختصر نوشته شده؟
آیا معرفی بطور کافی مباحثه را معرفی می نماید؟
آیا معرفی بطور مستدل ترتیب شده؟
آیا بخش اختتامیه تفسیر،تحلیل و ارزیابی را در بر دارد؟
آیا سفارشها مناسب اند؟
آیا فهرست مندرجات مشابهت با مندرجات واقعی دارد؟
آیا تمام منابع معلوماتی توسط مرجع دقیق تهیه شده؟
آیا املا،دستور زبان و نقطه گذاری را چک نموده ام؟
آیا بطور دقیق پیش نویس آخری را اصلاح نموده ام؟


در آینده نزدیک کتابی تحت عنوان " رهبری موثر در موسسات، ادارات حکومتی و شرکت های شخصی" چاپ خواهد شد که تمام موضوعات مدیریت و رهبری را از ( الف تا ی) شامل خواهد بود.

بررسی ، ارزیابی،نظارت

 

 

منحیث یک وسیله جامع جهت کیفیت و بهبود کارها و فعالیت ها

 

 

بررسی   یا     Monitoring

 

 

•     مانیتورینگ یا بررسی عبارت است از مراقبت دوامدار و سیستماتیک فعالیت یک پروژه در فواصل معینه زمانی  .

•     مانیتورینگ عبارت ازجریان  است  که در آن حالتی موجوده ارزیابی شده ، نکات قوی و ضعیف فعالیت تشخیص میشود و برای بهتر شدن آن سفارشات و تجویزها عرضه میگردد.

•     بررسی عبارت از جمع آوری دورانی  و تحلیل شاخص های تعین شده است که اداره کننده گان را قادر میسازد تا تعین نمایند که آیا فعالیت های کلیدی مطابق پلان اجرا میشود وتاثیر متوقع را بالای نفوس مورد هدف ( مستفدین) دارد یا خیر؟

•     بررسی عبارت از پروسه جمع آوری و تحلیل معلومات است و استفاده از آن معلومات برای بهبود و اصلاح کار ما و هم به کار اداره کمک میکند

 

چرا بررسی ؟

 

•    بخاطریکه بررسی پروگرام ها معلومات فراهم میکند که اجرای کار مبنی بر قضاوت باشد و آنها بتوانند تغیرات لازمی را در فعالیت های روزمره ایشان وارد نمایند.

•    معلومات بررسی ممکن بنیاد و پایه اساسی برای قضاوت تاثیر پروگرام باشد . بنا بر این ارزیابی های بررسی اکثرآ وسیله مفید برای ادامه تصامیم ، توسعه یافتن یا محدود ساختن پروگرام جاری شده میتواند.

 

اصول و اساسات بررسی

 

•     بررسی باید به جهت تصمیم و یک نمونه سیستماتیک و جز لازم و مکمل پروسه پروژه باشد.

•     کمترین مصرف باید در بررسی رعایت شود.

•     بررسی مانند یک پروسه تکراری سروی در آغاز یعنی قبل از آغاز پروژه طرح شود.

•     این سیستم باید مستلزم مشورت نزدیک با نیروهای اجرا کننده باشد تا یقینی سازد که معلومات لازمه آنها بقدر کافی مورد توجه قرار گرفته است.

•     راه ها وسایل تضمین نمودن مستفدین نیز باید امتحان شوند البته بشکل محرمانه.

 

انواع بررسی یا مانیتورینگ

 

•    معمولا از دو نوع بررسی جهت بررسی کردن یک پروژه استفاده میشود:

•    1. بررسی پروسه

•    2. بررسی تاثیر

 

بررسی پروسه

Process Monitoring

 

•      بررسی هر پروژه یا پروگرام باید شامل معلومات در باره استفاده از منابع ، پیشرفت فعالیت ها و طریقه انجام دادن آنها باشد.

•      بررسی پروسه به منظورمقاصد ذیل استعمال میشود:

•      - تکرارپلان گذاری کار به اساس یک قاعده یعنی مرتب و منظم

•      - تشخیص نمودن اینکه آیا فعالیت ها مطابق پلان انجام یافته اند یا خیر؟

•      - شناسایی و معامله کردن با مشکلات ، وقتیکه آنها واقع میشوند.

•      - اعمار نیروها و گرفتن مفاد یا استفاده ازفرصت هاییکه رخ میدهد.

•      - تشخیص نمودن اینکه آیا شیوه کارو اداره بهترین طریقه برای بدست آوردن انکشاف مقاصدکار است یا خیر؟

•      - بررسی نظر به نفوس مورد هدف( مستفدین) و محیط خارجی که به کار ارتباط دارد تغیر میکند.

 

بررسی تاثیر

Impact Monitoring:

 

•      بررسی تاثیر همچنان معلومات را باید راجع به پیشرفت و برای بدست آوردن مقاصد و تاثیر آن بالای پروگرام که به مقاصد ارتباط دارد تهیه می نماید. این نوع بررسی را بررسی تاثیر میگویند.

•      بررسی تاثیر برای مقاصد ذیل اجرا میگردد:

•      - کار میتواند بر اساس تداوم به هدف ارتباط داده شود تا که یک اندازه و پیمایش از پیشرفت تعین شود.

•      - کارمتقابلا با تغیر حالات و شرایط، بدون دادن تغیرات و اصلاحات میتواند.

•      - ضرورت به تغیر مقاصد تشخیص شده میتواند.

•      - ضرورت برای معلومات بیشتر یا تحقیق تشخیص شده میتواند.

 

اجزای ضروری و اصلی سیستم بررسی عبارت اند از:

 

•     1.انتخاب شاخص ها برای هر فعالیت

•     2. جمع آوری اطلاعات برای شاخص های مربوطه

•     3. تحلیل اطلاعات

•     4. ارائیه معلومات به طریقه مناسب و درست

•     5. استفاده این معلومات برای بهبود کار

 

•    مقصد از بررسی عبارت از تهیه معلومات کافی برای مدیران پروگرام ، کارمندان و افرادیکه شامل تصمیم گیری درست و به موقع مناسب اند میباشد.

•    بررسی پروسه است که هر کس میتواندتوسط آن نکات قوی و ضعیف کار خودرا تشخیص و دستورات پروگرام را جبران و تلافی کند.

 

شاخص های بررسی

 

•      1. شاخص های منابع:

•      Input Indicators

•        شاخص های منابع عبارت از منابع اند: مالی ، انسان، لوازم و تجهیزات ، اجناس و اشیا و غیره.

•      2. شاخص های پروسه:

•      Process Indicators

•      شاخص های پروسه به تمام شاخص های اندازه گیری نشان میدهد که چطور یک پروژه تطبیق میشود. به سیستم اداره ، نگهداری دفتر و مدارک کتبی ، تریننگ، بررسی ، نظارت ، لوژستیک و فعالیت های مالی و غیره نسبت داده میشود.

•      3. شاخص های محصول:

•      Output Indicators

•       شاخص های محصول عبارت اند از اندازه گیری ها و سنجش های خاصی اند که تعین میکنند که چطور یک پروژه بر مقاصدش موفق شده است.

 

مراحل مانیتورینگ یک فعالیت

 

•      1. تعین هدف

•     2 . تصمیم گیری

•     3 . پلان نمودن

•     4 . بررسی پلان قبل از تطبیق

•     5 . گرفتن منظوری پلان از مقام ذیصلاح

•     6 . جمع آوری معلومات

•     7 . تحلیل معلومات جمع آوری شده

•     8. راپوردهی به مراجع با صلاحیت

•     9 . استفاده از حقایق و شواهد بدست آمده

•     10. تغیر پلان به منظور اصلاح

 

آماده ساختن راپور بررسی

 

•      - مقدمه

•      - مقصد 

•      - میتودولوژی ( اندازه نمونه)

•      - ساحه تحت پوشش

•      - اصل متن یا موضوع

•      - نتیجه گیری

 

 ارزیابی یا   Evaluation

   

•ارزیابی عبارت از تشخیص تاثیر بالای یک پروژه ، پروگرام و یا یک کاراست.

• یا به عبارت دیگر مقاصد تعین شده  به چه اندازه بدست آمده  است.

•     ارزیابی منحیث تحلیل و تجریه ناظر به گذشته برای مشخص ساختن مقاصد تعین شده یک پروژه یا پروگرام برای تعین چطور و چرا بدست آمده و یا نیامده تعریف شده است .

 

فرق های عمده میان بررسی و ارزیابی در اوراق ذیل توضیح گردیده است

 

 

 ارزیابی

 

  Evaluation

 

 

•      در یک مدت معین زمانی یک پروگرام یا پروژه صورت میگیرد.(آغاز، وسط و ختم )

•      برای طرح پلان های کاری آینده و داشتن درس های آموزشی کمک میکند

•      ارزیابی توسط شخص بیرونی یا تیم و یا هردواجرامیگردد

•      در ساختن پالیسی و طرح مجدد پروگرام کمک میکند

•      معامله با هر دو نوع اطلاعات ابتدایی و ثانوی

•      هر دو نوع معلومات کمی و کیفی

•      پروسه طویل

•      اساسآ برای منیجران بلند رتبه

•      شاخص ها: انکشاف پروگرام ها ساختن پالیسی و معلومات جدید

 

بررسی

 

 Monitoring

 

•      پروسه متداوم آموزشی است

•      حد و حدود برای طرح دوباره موجود میباشد

•      توسط کارمندان داخلی موسسه مربوطه صورت میگیرد

•      مقایسه با ستندردها ( معیارات )

•      در جلوگیری و مقابله کردن با انحراف کمک میکند

•      معامله بیشتر با اطلاعات ابتدایی

•      بیشتر کیفی

•      پروسه سریع تر یا زودتر

•      شریک ساختن نتیجه به سطح منیجران پائین رتبه و همچنان بلند رتبه

•      شاخص ها: بر اساس ضرورت

 

ارزیابی در سه مرحله از پروژه صورت گرفته میتواند

 

1. ارزیابی قبل از پروژه

 

 

•این ارزیابی غالبأ قبل از پروژه صورت میگیردتا که ضروریات انکشاف و آخرین گروپ مورد هدف ( مستفدین ) و یا یک ساحه شود.

•   تحلیل از منفعت خرچ کردن نیز باید در این مرحله اجرا شود. یک تشخیص درست و مناسب از محصولات مورد نیاز همچنان باید در این مرحله انجام داده شود. این ارزیابی منحیث ارزیابی قبلی نیز شناخته شده است.

 

 

2. ارزیابی وسطی

 

•    مقصد از این ارزیابی در دو بخش است:

•    I- یک توافق وانعطاف پذیری برای تغیرات در محیط داخلی پروژه و یا انکشاف اهداف عمومی آن.

•    II- برای کشف و پیدا نمودن نواقص و کمبودی های پروژه و طرح فوری برای مراحل مداخلات.

 

 3.ارزیابی تاثیر

 

•    اهداف این ارزیابی عبارت از بدست آوردن معلومات در باره ای :

•    - I   موثریت پروژه بخاطر رسیدن به مقصدتعین شده.

•     - II نتیجه گیری از پروگرام برای تغیرات سمت و ثبات خودی.

 

مراحل ضروری برای ارزیابی

 

•    1. مقاصد واضح و قابل پیمایش ( اندازه (

•    2. شاخص های کلیدی که میتوانند نشان دهند چقدر پیشرفت بخاطر رسیدن به مقاصد صورت گرفته است.

•    3. معلومات راجع به شاخص ها که میتوانند ببینند که آیا کدام نوع تغیر منحیث یک نتیجه از کار استفاده شده است یا خیر؟ البته این در صورت امکان پذیر است که معلومات جمع شده در آغاز سروی  اساسأ یا در وقت سیستم بررسی درست صورت گرفته باشد.

•     

پروسه ارزیابی

 

•     انتخاب شاخص ها

•     تعین کردن مقاصد

•     انتخاب میتودولوژی

•     معرفی پروپوزل

•     طرح سوالنامه

•     جمع آوری اطلاعات

•     معرفی دریافت ها

•     نوشتن راپور نهایی

 

 

آماده گی برای راپور ارزیابی

 

•     1 . خلاصه اجرائیوی

•      2. پس منظر مطالعه کردن

•      3. اسلوب یا روش (میتود )

•           تعریف علمیات

•           مطالعه نفوس و ساحه

•           مطالعه نمونه ( نمونه گیری)

•           جمع آوری اطلاعات

•      4. دریافت ها

•     5. نتیجه گیری

 

 

 

سیستم معلوماتی اداره

Management Information System ( MIS) 

•    سیستم معلوماتی اداره عبارت از سیستم است که اطلاعات از منابع داخلی و خارجی را به معلومات تبدیل میکند و همچنان تفهیم نمودن همین معلومات را به شیوه مناسب آن به تمام سطوح مدیران در تمام مسئولیت های آنها، تا آنها را جهت تصمیم گیری موثر و بر وقت  توانمند سازند برای پلان گذاری ، رهنمایی و اداره نمودن فعالیت های که مسئولیت ایشان میباشد

 

•    معلومات اداره عبارت از یک سلسله پروسه ها و فعالیت های اند که در حاصل نمودن اطلاعات نا مکمل ، پروسس نمودن و تبدیل نمودن آن به معلومات قابل استفاده و منتشر، استفاده میگردد.

 

 

فرق میان بررسی و سیستم معلوماتی اداره

 

بررسی     Monitoring

 

•    توسط کارمندان خارجی آماده میگردد

•    اطلاعات توسط کارمندان خارج از پروگرام جمع آوری میگردد

•    بر اساس نمونه گیری است

•    اطلاعات اکثرآ کیفی میباشد

•    دوره یی میباشد

•    اکثرأ با اطلاعات ابتدایی درگیرمیباشد

•    بیشتر قابل اطمنان( معتبر ) میباشد

 

 

سیستم معلوماتی اداره   ( MIS)

 

 

•    توسط کارمندان داخلی آماده میگردد

•    اطلاعات توسط کارمندان داخلی تهیه و جمع آوری میگردد

•    بصورت جامع ( جهانی )

•    اطلاعات اکثرأ مقداری میباشد

•    شکل معمول میباشد

•    اکثرأ با اطلاعات ثانوی درگیرمیباشد

•    کمتر قابل اطمنان( معتبر ) میباشد

 

مقایسه نمودن بررسی و نظارت

 

 

بررسی  Monitoring

 

•    تاکید بر کارمیکنند

•    تا انحراف را دریافت نمایند

•    نظر یا پشنهاد خود را ارائه نمیکند

•    نظر به اداره ، کارمند خارجی است

•    طریقه علمی و سیستماتیک است

•    یک بررسی کننده نظارت کننده نیست

•    تنها انحرافات پروگرام را تبارز میدهد

 

نظارت  Supervision

•    تاکید بر کارمند میکنند

•    دریافت علت های انحراف و دریافت راه حل آن

•    نظر یا پشنهاد خود را ارائه میکند

•    نظر به اداره ، کارمند داخلی است

•    غیر سیستماتیک است

•    یک نظارت کننده ، بررسی کننده نیز است

•    به زیر دستان جهت بلند بردن ظرفیت کاری ایشان همکاری مینماید

 

•نظارت جهت تکمیل نمودن وظیفه لازمی است و نظارت هماهنگ کننده وارتباط دهنده موثر میان پروگرام، اداره و کارمندان آن میباشد.

•    این یک فعالیت اداری است جهت نفوذ نمودن در زیر دستان  تا آنها از این طریق بیشتر بطور مثبت تشویق گردیده و سعی بیشتر را بخرچ دهند جهت حصول مقاصد تعین شده .

 

جمع آوری معلومات
 Collection of Information

 

•    جمع کردن شواهد ، حقایق ، ارقام و احصائیه های میباشد که به منظور رسیدن به یک هدف معین       ( تصمیم گیری )، قبل از انجام یک فعالیت (پلان )، در جریان آن ( مانیتورینگ ) و یا بعد از اکمال آن  ( ارزیابی ) صورت میگیرد

 

 

میتودهای عمده جمع آوری معلومات

 

•    - گوش داد ن و مشاهدات

•    - ملاقاتهای انفرادی یا گروپی

•    - اندازه گیری ، دیدن یا جمع بندی نتائج

•    - استفاده از سوالنامه ها

•    - مطالعه راپورها و سایر اسناد مربوط به فعالیت مورد نظر

•    - دیدن پلان و چگونگی اجرای کار

 

نکاتی که در وقت جمع آوری معلومات باید در نظر گرفته شود

 

•      1- هدف آن روشن و واضح شود.

•      2- میتودهای مورد استفاده مشخص گردد.

•      3 – ساحه مورد نظر ، اسناد ، اشخاص و سایر منابع را باید مشخص کرد.

•      4 – عملیه جمع آوری معلومات را بصورت دقیق پلان کنید.

•      5 – معلوماتی را جمع آوری نمائید که به هدف تان ارتباط داشته باشد. لازم نیست که انبوهی از معلومات متنوع انباشته شود.

•      6 – معلومات جمع آوری شده را به منبع دومی و در صورت امکان با منبع سومی  چک نمائید.

•      7 – با افراد و اشخاصیکه از آنها معلومات میگیرید موادبانه صحبت کنید.

•      8 – در صورتیکه معلومات جمع آوری شده به منابع مختلف ارتباط داشته باشد و با هم متفاوت یا متنافص باشد آنها را با منابع دیگر چک نمائید.

•      9 – معلومات جمع آوری شده را تحلیل و طبقه بندی نمائید.

•      10 – نقاط قوی و ضعیف کار را ا ز روی معلومات جمع آوری شده تثبیت نمائید

 

اهمیت جمع آوری معلومات

 

•      معلومات جمع آوری شده نشان میدهد که :

•      - آیا کار مطابق پلان به پیش میرود یا خیر؟

•      - این فعالیت برای مستفدین ارزش دارد یا نه؟

•      - از منابع بصورت درست استفاده میشود یا خیر؟

•      - آیا پلان درست است یا نه و آیا به تغیر در پلان ضرورت است یا خیر؟

•      - نکات قوی و ضعیف کار را روشن می سازد.

•      - آیا پروژه به هدف رسیده یا نه ؟

•      - کار دوام یابد؟ متوقف شود ؟ و یا تکرار شود؟

•      - طرز تفکر، برداشت و عکس العمل مردم را در مورد پروژه روشن می سازد.

•       - عوامل و دلایل عقب مانی کار را مشخص می سازد( منابع انسانی ، پولی و تخنیکی)

•      - آیا افهام و تفهیم درست ، همکاری و اعتماد متقابل وجود دارد یا خیر؟

 

اهمیت و فواید نظارت

 

•      - نظارت از اشتباهات درکار میکاهد و از تکرارشان جلوگیری به عمل می آورد.

•      - جلو استعمال نا مناسب منابع ووسایل را می گیرد.

•      - جلو مشغولیت های بیهوده کارمندان را می گیرد.

•      - نظارت سبب میشود تا عامل اصلی هریک از کمی و کاستی در کار تشخیص شود.

•      - نظارت سبب میشود تاکار ها مطابق پلان اجرا شود و نتایج متوقعه از آن بدست آید.

•      - نظارت این ترس را در کارمندان ایجادمی نمایدکه در صورت بیکاری یا اجرای نا مناسب کار مورد بازپرس قرارمی گیرد.

•      - نظارت کارمندان را پابند بارمی آورد و از وقت گذرانی و غیابت شان جلوگیری می شود.

•      - نظارت کارمندان را مصروف بکار نگهمیدارد در نتیجه مهارت  و تجارب کاری ایشان غنی تر میشود.

•      - نظارت سلوک مادر – مادراندر را در بین کارمندان از بین می برد.

 

•      - نظارت هدف کارپروژه را واضح ساخته درجه رسیدن به آنرا تثبیت می نماید.

•      - نظارت کارمندان را از وظایف و مسئولیت شان باخبر نگهمیدارد.

•      - نظارت سبب میشود که نظارتچی با کارمندان خود در تماس باشد.

•- بنأ از مشکلات ایشان آگاه میشود و عندالموقع  راه حل مناسبی را برای شان سراغ می نماید.

•       با کارمندان روابط دوستانه قایم می کند، فضای کاررا چنان عیار میکند که در آن هر کس احساس مصئونیت و تامین حیثیت کند.

•      - کارمندان خویش را حمایه نموده ،از خطرات و زیان ها آنهارا محفوظ نگهمیدارد.

•      - این را در نظر میگیرد که بلند بردن موثریت ، مولدیت کار در رضایت متقابل اداره و کارمندان نهفته است. بنأ در رضایت کارمندان می کوشد.

•      - در استخدام کارمندان معلومات ، مهارت ها و تجارب اشخاص را در نظر میگیرد نه علایق و مناسبات شخصی را.

•      - تا حد امکان کارمندانش را خوب می شناسد.

•      - مشکلات فزیکی ، شخصی ، اجتماعی و روحی کارمندان را در نظر میگیرد

 

 

چک لست و راپورهای نظارت

Supervision check list and reports:

 

•    جمع آوری اطلاعات در جریان ملاقات یانشست نظارت چانس را فراهم میسازد تا در باره معلومات جمع آوری شده به شکل که جمع آوری گردیده است مباحثه صورت گیرد. واین برای هر دو جانب نظارت کننده و نظارت شده گان بسیار مفید بوده میتواند.

•    از یک چیک لست و فارمت ها جهت یقینی ساختن اینکه معلومات ها راجع به شاخص های کلیدی جمع آوری شده است یا خیر؟ استفاده میگردد.

 

تحلیل اطلاعات با استفاده از میتودهای کمی و کیفی

 

تحلیل کمی یا مقداری

 

•    میتود های تحقیق کمی یا مقداری بخاطر جمع آوری اطلاعات استفاده میشود که به شکل عددی قابل تحلیل باشد .

 

 

 

 

تحلیل عددی یا رقمی یا احصایوی

 

•   تحلیل عددی یا احصایوی در جای که اطلاعات به شکل عددی جمع آوری گردیده باشد، ضروری میباشد

•برای ارقام اطلاعات بطورمثال از سروی ها یا شمار زیاد از ریکاردها ، شاید ضروری باشد تا اوسط      ( مثلا  تعداد اوسط اطفال در فامیل)، تناسب  ( مثلا بخش یا قسمت از نفوس که دچار سؤتغذی اند) ، دفعات ،  سرعت ، تغیرات ، تفاوت های احصایوی ، مغایرت و غیره در یافت گردد.

•     یک مشکل دیگر اینکه دیده شود که این اطلاعات چه وقت جمع آوری گردیده است و برای چه؟ تغیرات و فرق در توضیح ممکن پنهان باشد.

 

گراف ها و دیاگرام ها

 

•    جهت وانمود ساختن اینکه نتایج بدست آمده چقدر با کار مرتبط است ، استفاده میگرددو همچنان بخاطر نشان دادن هر یک از خصوصیت جدید پدیدار شده  را و همچنان اینها میتوانند جهت تحلیل اطلاعات رقمی به شکل که جمع آوری گردیده اند، استفاده گردند.وهم جهت تحلیل تغیرات کیفی استفاده شده میتواند.

 

تحلیل کیفی

 

•    میتود های تحلیل کیفی ، جهت انجام دادن تحلیل عمیق دیزاین گردیده است در یک نفوس خورد/ کوچک ،  و اطلاعات جمع آوری گردیده است به طریقه خوب و بهتر و خصوصأ مفید اند در تشخیص ، بررسی و ارزیابی کار که تغیرات سیاسی و اجتماعی دخیل اند

 

ملاقات ها

 

•    ملاقات ها برای تحلیل های مقداری  و کیفی بسیار مهم است . این ها ممکن شامل ملاقات های گروپی ، ملاقات های نظارتی و یا کارمندان ، ملاقات میان سازمان های همکار و دونر باشد

 

چهار چوب پروژه

 

•    در مرحله ارزیابی از چهارچوب پروژه استفاده میشود جهت ساختن پروژه بر اساس هدف ، مقاصد ، دست آوردها و منابع از این میتود برای تحلیل معلومات در باره پیشرفت میتوان استفاده کرد

 

پلانگذاری: یک وسیله برای تطبیق پروگرام

 

•    پلانگذاری منحیث یک پروسه آماده گی برای تغیر و کامیاب شدن بر ناملایمات یا مشکلات با فورمولبندی برای طرح اقدامات کاری آینده تعریف شده است. زیرا پلان گذاری  به مثابه یک پل ارتباطی میان حال و آینده  برای تمام وظایف اداره زمینه را فراهم میسازد

 

•    پلانگذاری ایجاب تصمیم گیری را می نماید که از میان بدیل های( طریقه ها یا راهای ممکنه ) بهترین آنرا برای طرح اقدامات کاری آینده انتخاب میکند.

•    چرا پلان میسازیم ؟

•     بخاطر استفاده از منابع محدود و مورد هدف قرار دادن محیط نا مساعد غیر یقینی  پلانگذاری ضروری پنداشته میشود

 

مقاصد در پلانگذاری

 

•    مقصد عبارت از یک تعهدویژه است برای بدست آوردن نتیجه قابل اندازه یا قابل پیمایش با در نظر داشت وقت و معیاد معینه .

•    برای منیجران فعلی و آینده بسیار مهم است توانمندی نوشتن مقاصد خوب را داشته باشند ، از ارزشهای خود آگاه باشند ، و بدانند که چطور مقاصد مانند زنجیر از آغاز تا ختم ترکیب شده اند

 

یک مقصد باید در روشنی کلمه ( SMART ) تحریر شده باشد که در آن :

 

•      مشخص•      Specific

•      قابل اندازه گیری•      Measurable

•      قابل حصول یا دسترسی•      Achievable

•      واقعی•      Realistic

•      وابسته به وقت و زمان•      Time bound

 

چهار خصوصیات اساسی برای یک پلانگذاری

 

•    1. باید که در بردارنده آینده قابل توقع باشد

•    2. باید که در بردارنده فعالیت ها باشد

•    3. جهت انجام دا دن فعالیت ها باید یک فرد، دیپارتمنت یا سازمان باید موجود باشد.

•    4. باید یک مدت زمانی مشخص موجود باشد

 

مراحل و انواع پلانگذاری

 

•مراحل یک پلان بواسطه کارمندان ارشد ، متوسط و پایین یک اداره ساخته میشود.

• کارمندان بلند پایه اداره در پلانگذاری ستراتیژیک دخیل میباشند.

• کارمندان متوسط اداره وظیفه پلان دوره متوسط را بعهده دارند .

•    کارمندان پایینی اداره پلان عملیاتی را انجام میدهند

 

پلانگذاری ستراتیژیک

 

•    عبارت ار پروسه شناسایی است  که چطور اهداف طویل المدت سازمان با منابع محدود که توقع آن میرود ، در دسترس قرار گیرد

 

پلانگذاری متوسط المدت

 

•    عبارت ار پروسه شناسایی سهمگیری واحد های فرعی  است که با منابع دست داشته میتوانند انجام دهند

 

پلانگذاری عملیاتی

 

•   عبارت از پروسه شناسایی اینکه چطور فعالیت مشخص میتواند با منابع دست داشته در مدت معین آن تکمیل گردد

 

پلانگذاری احتمالی

 

•   عبارت ار یک پلان متبادل است که میتوان در صورت وقوع یک حادثه غیر مترقبه آن را در عمل  پیاده کرد

 

ساختن پلان احتمالی

 

•صرف نظر از ینکه یک پلان تا چه حدی دقیق و اساسی ساخته میشود، حالات بسیار ناگوار چون اعتصابات ، تحریم ها یا حوادث تخریب کننده طبیعی ممکن در جریان یک پلان واقع و آنرا منسوخ یا مولغا نماید.

• پلان های احتمالی یک نوع بیمه است در مقابل پلان های متروکه و از کار افتاده.

•    یک پلان احتمالی یک پلان متبادل است که در صورت وقوع همچو حالات در عمل پیاده میگردد

 

مراحل در پلانگذاری

 

•    1. آگاهی از چانسها و فرصت ها:

•       - مارکیت

•      - رقابت

•      - مشتریان چه میخواهند

•     - نقاط قوی خودرا

•     - نقاط ضعیف خودرا

 

•    2. تعین نمودن اهداف و مقاصد:

•    کجا میخواهیم باشیم ، چه را میخواهیم انجام دهیم و چه وقت؟

 

•    3. در نظر داشتن اساس پلانگذاری:

•    در کدام محیط خارجی یا داخلی پلان ما فعالیت خواهد داشت.

 

•    4 . تشخیص کردن راه های متبادل:

•    کدام راه های متبادل بیشتر تضمین کننده وجود دارد که ما را به رسیدن به اهداف یاری خواهد کرد

 

•    5. مقایسه نمودن راه های متبادل:

•    کدام راه متبادل به ما بهتر چانس را فراهم خواهد ساخت تا ما به رسیدن به اهداف خود به کمترین مصارف واعظمی ترین مفادنایل گردیم

 

•    6. انتخاب راه متبادل:

•    انتخاب فعالیت های را که ما میخواهیم انجام دهیم

 

•    7. فورمول بندی نمودن پلانهای حمایوی:

•      - خریداری ابزار

•      - خریداری موادخام

•      - استخدام و تربیه کارمندان

•      - انکشاف یک تولید جدید

 

•    8. تعین بودیجه و انکشاف آن

 

 

فیدبک یا بازخورد( بازدهی)

 

Feedback:

 

•     فیدبک عبارت از آن عملیه است که به اشتراک کننده نشان میدهدکه سلوک آنها بر دیگران چه تاثیر گذاشته است.

•     همچنان برای مربی نکات قوی و ضعیف کارش را نشان داده ، فرصت میدهد تا نکات قوی را قویتر و ضعیف را اصلاح نماید.

•به عبارت دیگر : فیدبک عبارت از عملیه است که به فرد فرصت میدهدتا تغیر مطلوب را در سلوک خود ایجاد ، ضعف هایش را اصلاح و نکات قوی اشرا قویترو بهتر سازد

•     فیدبک عملیه ای است که در آن یک فرد به این نکته پی می برد که سلوک او بر دیگران چه تاثیری نموده است

 

گرفتن فیدبک

 

•     گرفتن فیدبک بهترین راه بدست آوردن معلومات در باره تاثیر سلوک خود بر دیگران است.

•     احیانأ اگر به محتوای فیدبک داده شده موافق نباشید، باز هم آنرا به دقت گوش دهید ، زیرا حد اقل درک می کنید که فیدبک دهنده سلوک شما را چگونه درک نموده است. بدین طریق سلوک خودرا از نظر دیگران می بینید و فرصت می یابید تا در آن تغیرات لازم بیاورید.

•     مردم بر مبنای درک ایشان از سلوک شما عمل میکنند.بناآ لازم است تا سلوکی را اختیار نماید که بر آنها تاثیر خوب بگذارد

 

مشخصات فیدبک خوب

 

•      1 – فیدبک خوب بر سلوک قضاوت نه نموده و آنرا ارزیابی نمی کند، بلکه تنها آنرا تشریح میکند.

•      2 – فیدبک خوب متمرکز بر آن احساسات فیدبک دهنده و فیدبک گیرنده میباشد که در اثر سلوک پیدا شده باشد.

•      3 – فیدبک خوب بر آن قسمت سلوک متمرکز میباشد که در تحت کنترول فرد باشد.

•      4 – فیدبک خوب عمدتآ واضح و مشخص میباشد نه عمومی و جنبه های مشخص سلوک را ارزیابی می نماید.

•      5 – فیدبک خوب شکل خواهش و پشنهادرا دارد نه شکل اجباری و تحمیلی.

•      6 – فیدبک خوب آن است که به زودترین فرصت ممکنه بعد از انجام یک عمل داده و گرفته شود.

•      7 – فیدبک خوب واضح بوده مبنی بر تفاهم دو طرف میباشد.

•      8 – فیدبک خوب آن است  که در آن فیدبک دهنده و گیرنده موقف شانرا با اشخاص دیگر نیز امتحان نمایند.

•      9 – فیدبک خوب متمرکز بر (چه) سلوک میباشد نه بر ( چرا (.

 

در وقت گرفتن فیدبک خوب نکات ذیل را در نظربگیرید

 

•      1 – بیاد داشته باشید که فیدبک یک واقعیت ثابت نبوده بلکه درک و تعبیر فیدبک دهنده است از سلوک شما.

•      2 – کوشش کنید که فیدبک داده شده را با دو یا سه نفر دیگر نیز چک نمائید اگر همه ایشان سلوک شما را به عین طریق درک کرده بودند فکر کنید که سلوک شما تغیر می خواهد.

•      3 – برای اینکه بر محتوای فیدبک هرچه بیشتر پی ببرید، سوالاتی را طرح نمائید که فیدبک برای تان تا حد ممکنه خوبتر واضح شود.

•      4 – خوب گوش دادن شما فیدبک دهنده را تشویق می نماید تا فیدبک مفصل بدهد به آن توجه نمایید و وقتیکه صحبت او به پایان رسید نکات عمده صحبت اورا در الفاظ خودتان تکرار نمائید تا مطمئن شوید که تعبیر هر دوی تان از فیدبک اختلاف ندارد.

•      5 – معیارهای را بکاربریدکه با فیدبک دهنده کمک شود تا فیدبک مفصل بدهد. مثلا از او مثالهای مشخص بخواهیدو در مورد عکس العمل مثبت یا منفی از ایشان سوال کنید.

•      6 – فضا را چنان عیار نکنید که در آن فیدبک دهنده احساس مشکل نماید، مثلا حالت دفاعی نه گیرید ، خودرا احساساتی و هیجانی نشان ندهید و غیره .

به یاد داشته باشید که

•    در فیدبک بر سلوک شما انتقاد صورت میگیرد ، نه بر شخصیت شما.

 

مشخصات یک نظارتگر خوب

 
Good point for supervision:

 

•       - نظارت کننده خوب به پشنهادات ، انتقادات ، شکایات و خواستهای کارمندان گوش میدهد.

•      - هنگام توظیف نمودن دیگران توان ، علایق و احساسات شخص توظیف شده را در نظر میگیرد.

•      - با کارمندان کمک می نماید تا مهارت های کار، معلومات و تجارب خویش را انکشاف دهند.

•      - هدایت واضح و مشخص میدهد و خودرا مطمئن  میسازد که آیا جانب مقابل آن را درک نموده است.

•      -  اراده وقابلیت حسن تفاهم را میداشته باشد.

•       - کارمندان را تشویق می نماید تا کار خوب و زیاد انجام دهند.

•      - از اجرای خوب فعالیت ها قدردانی و تمجید می نماید.

•      - در صورت به میان آمدن اختلاف ، تصادم یا سوَ تفاهم میان کارمندان منحیث میانجی بیطرف و عادل برخورد می نماید

 

•     - با کارمندان معاونت می نماید تا خودشان مشکلات شانرا تشخیص نموده برای جلوگیری یا حل آن راه های مناسب را دریابند.

•      -  هر کار را به چنان دلچسپی انجام میدهند که از کارمندان توقع اجرای آنرا دارد.

•      - به کارمندان احترام می گذارد و روحیه احترام متقابل را بین کارمندان تامین می نماید و انکشاف می دهد.

•      - بر کار خود از لحاظ مسلکی حاکمیت داشته می باشد.

•      - اشتباهات کار رامنحیث نمونه های آموزشی مورد استفاده قرار میدهد نه برای توهین و تحقیر کارمندان.

•      - در برابر کارخوب در صورت امکان مکافات میدهد و حتی الامکان از دادن مجازات خودداری می کند.

•     - نظارت به نظارت کننده و کارمندان فرصت می دهد تا تجارب ، معلومات و نظریات شان را شریک و تبادله نمایند.

•     - نظارت مشکلات را تشخیص وبرای جلوگیری یا حل شان راه های مناسبی را سراغ می نماید

 

ادامه دارد...

 

 

 

 

بخش هجدهم

 

 

پیشنهاد نویسی

 

 

writing  proposal

 

 

 

يك شكل از گزارش است كه در تجارت ،صنعت مسائل دولتى و علمى بسيار با اهميت است مانند ساير راپورها يك پروپوزل ميتواند كوتاه باشد (كمتر از ده صفحه) يا طولانى باشد تا 50 صفحه يا بيشتر از آن بعضى پروپوزل ها حتى چند جلدى ميباشد. پروپوزلى را مثال آورده ميتوانيم كه داراى دوازده جلد تشريحات و گرافها بوده و  25  پوند وزن داشته ،البته چنين پروپوزل ها براى چنين پروژه هاى طرح ميگردد كه صدها مليون دالر درآن  بكار رفته باشد.

پیشنهاد های  تخصصی  که جزئیات که شامل  آغاز و اجرای پروژه،ارزیابی و پیگیری  آن  بصورت واضح مطرح شده باشد و با مصرف کمتر به هدف بزرگتر برسد ،بیشتر مورد پذیرش قرار می گیرد.

 

 

هدف پيشنهادات  purpose of proposals:

 

 يك تجارت ، یک دانشگاه ،يك گروپ مشخصى و حتى يك فرد كه در جستجوى قرارداد تمويلى از جانب يك فابريكه با يك موْسسه حتى از موْسسه خود باشد و يا شايد منابع تمويلى را در دولت بايك سازمان خيريه در نظرداشته باشدميتواند پروپوزل طرح نمايد .اكثراً اشخاص انفرادى يا فابريكه ها كه يك ساحه خاص مهارت دارند از آنها درخواست ميگردد كه يك پروپوزل را براى حل يك مشکل ارائه دهند به عباره ديگر نويسندگان پروپوزل شايد بصورت غير مستقيم فرصتى را براى حل يك مشکل يا تحقيق در مورد يك موضوع بيابند و در آن مورد يك پيشنهاد ارائه دهند .

 

هدف يك پروپوزل ازيك جهت مشابه يك يادداشت مجوزاست راپورهاى سفارشى براى حل يك مشکل و اصلاح يك روند يافتن يك جواب براى سوال يا شرح در مورد موضوع مورد علاقه ميباشد براى اين هم يك اختلاف مهم اين راپورهاى سفارشى وپروپوزل ها اهميت كه پروپوزل به مطالعه كننده ايكه خارج ازسازمان نويسنده قرار دارد ارسال ميگردد وبعد از ارش كگذارى آن به ارتباط منفعت خدمات ، توليدات و موضوعات پيشنهاد شده سفارش ميدهد و ارزش پروژه را برمبناى بودجه پيشنهاد شده ارزيابى ميكند .

 

 

مثال هاى درخواست هاى علنى تبليغاتى كه براى پروپوزل ها ميتواند موضوع Topic را احتواء نمايند.

 

 Example of Publicity announced requests

 

 

   اعانه هاى تجارتى براى حل مشکل فقر در شهرها وقصبات :

 

 Business Contribution on Solving Orban Poverty :  

 

  پلان ها براى فقرروستاها ومنابع مورد ضرورت :

 

Plans for Sdving rural Poverty and needed Resources :

 

پاليسى عمومى ودولتى       Govermance and Public Policy:

 

حقوق بشر و عدالت اجتماعى   Human rights and social Justice  :

 

تعليمات و فرهنگ      Education and culture :

 

امور بين المللى   International Affairs :

 

هدف يك proposal از يك صحبت مشابه به ياداشت مجوز است .

 

راپور هاى شفارشى براى حل يك مشکل ،اصلاح يك پروسيجر يافتن جواب يك سوال يا رهبرى (Conduct) يك ريسرج در يك موضوع كه مورد علاقه دوطرف ميباشد .

 

باوجوداينكه اختلاف مهم عبارت ازاينست كه(prop)اكثراًبه مطالعه كننده ويايك كميته تجديدنظر(A Review Committee) خارج از سازمان  نويسنده ارسال ميگردد بعداً متخصصين يا Expert بيرونى آنرا ارزش گزارى نموده وبه ارتباط مفید بودن خدمات توليدات وموضوعات پيشنهاد شده سفارش ميدهند ضمناً ارزش پروژه را برمبناى بوديجه پيشنهاد شده ارزيابى ميكند.

 

2- قسمت هاى يك پروپوزل   Parts of a Proposal  :

 

قسمت هاى يك پروپوزل در ذيل لست گرديده . اين قسمت ها ميتواند در اكثر پروپوزل هاى تجارتى براى فروش خدمات، مهارت، تجهيزات ويا ايجاد سهولت هاى وسيع مورد استفاده قرارگيرد ويا ممكن است براى مطلقات فابريكهْ خود تان ، براى يك كمپنى بيرونى مناسب باشد . البته تنها پروپوزل هاى طويل وجامع به تمام  ويا اكثريت اين قسمت ها نيازمند است وپروژه هاى كوچك شايد يك قسمت آنها را مورد استفاده قرار دهند. معلوماتى  با امتياز پنج مليون يا قرار داد هاى  فروش يقيناً  طويل تر وعميق ترنسبت به يك پروژه ايكه در آن $ 200  منظور ميكگردد با اينهم  به دقت قسمت هاى را كه براى فهرست پروپوزل خاص شما قابل قبول است در نظر گيرد.

 

 

الف – صفحه عنوان  ( Title Page) :

 

اكثر سازمان ها معلومات را مشخصاً در صفحه عنوان تصريح مى نمايند. بعضى ها فارم هاى خاصى تهيه مى نمايند كه معلومات وارقام ادارى ومالى را خلاصه مى سازد صفحهْ عنوان حداقل بايد عنوان ،نام شخص يا كمپنى ايكه پروپوزل  به او تفويض (ارائه) ميگردد وشخصى كه پورپوزل را تسليم ميدهد وتاريخ را احتواء مى نمايد.

 

 

 

 

خلاصهْ كارهاى انجام شده     یا Excutive summary :

 

حتى پروپوزل هاى بسيار مختصر داراى يك خلاصه ميباشند  زيرا شما با ديگران براى دريافت فرصتى در رقابت قرار ميگيريد بعضى اشخاص ارزيابى كننده در ابتداء صرف خلاصه را براى دريافت يك نظرسريح اجمالى جستجو ومطالعه ميكند در حقيقت خلاصه  بايد در مورد پورپوزل مكمل بحث نمايد وبتواند به تنهائى تبارز نمايد .

وبايد بصورت خلاصه توضيح نمايد كه چگونه با ( مشکلات )  برخورد صورت خواهد گرفت وچه  طرزالعملى تعقيب خواهد شد ارقام بوديجوى يا Budget Figure اكثراًدر خلاصه حذف ميگردد. در غير آن خلاصه پروپوزل وتوضيحات  وسيع را ايجاب مينمايد. يعنى مطالعه كنندگان پروپوزل احساس مينمايند كه خلاصه يك قسمت  بسيار عمده يك پروپوزل است وبه آن وقت وانرژى بيشتررا وقف مينمايد.

 

تابلوى مندرجات  Table of Contents :

 

پروپوزل هاى مختصر معمولاً نياز به تابلوى مندرجات ندارند اما پورپوزل هاى طويل، هم چنان لست تابلوها اشكال  وتشريحات را دارند ايجاب مينمايند كه تابلوى مندرجات  داشته باشند.

 

معرفى  Introduction  :

 

هدف -  Purpose : يك فرضيهْ محافظه كار انه اين است كه فرض كنيد  خواننده شما يكآگاهى عمومى ، علميت عمومى در مورد هدف شما دارد واينكه او پروپوزل را براى ديگران جهت ارزيابى جدى تر   rigoroas evaluation ، شايستگى هاى تخنيكى Technical Competence  آن بفرستد.

 

Problem : در يك پروپوزل تجارتى واضحاً  نشان دهيد كه مشکل ويا مشکل هارا بخوبى در ك نموده ايدآيا خواننده ضرورت به يك طرح پيچيده وكار ساختمان يا جابجا كردن تجهيزات وسيع دارد.

درصورتيكه ايجاب نمايد مشكلاتى را كه ممكن است به آن مواجه شويد اشاره نمائيد. در نظر داشته باشيد پيشنهاد شما براى غالبآمدن به آنها چه خواهد بود هرگاه پروپوزل شما يك ريسرج تحقيقاتى باشدآيا اين يك مشکل  اجتماعى  دريك ساحه محلى است ويا در يك ساحهْ عمومى .

 

Scope وسعت : هرگاه پروپوزل شما براى خدمات يا تجهيزاتى است كه به فروش مى رسانيد بايد بدانيد كه آنها درچه  ساحهْ ، براى چند خريدار مشترى احتمالى خدمت نموده ميتوانيد حدود پروژهْ تانرا معين نمائيد  هرگاه يك ريسرج تحقيقاتى را پيشنهاد مينمائيدآيا يك ساحه يك اجتماع  چه تايك كمپنى يك ديپارتمنت يا يك مشکل جداگانه  را تحقيق نمائيد.

چه حدودى را براى رسيدن به مرام هاى تان تعين مينمائيد.

 

سوابق   Background: هرگاه پروپوزل شما كوتاه است  ميتوانيد سابق را حذف نمائيد در يك پروپوزل طويل معلومات ذيل معمولاً شام ميباشد :

E       كارهاى انجام شده قبلى در پروژه هاى مشابه يا پروژه هاى مربوط.

E       ادبيات تجديد نظرشده در موضوع، مخصوصاً ارزيابى شما در آنها .

E   جملات شما نشان ميدهند كه  proposal شما چگونه برمبناى پروژه ها وريسرج هاى قبلاً تكميل كگرديده استوار است.

 

 

پروسيجر  Procedures: (طرزالعمل)

 

واضح است كه بخش پروسيجر قسمت  اساسى (قلب) شما را تشكيل ميدهد ونشان ميدهد كه چگونه ميتوانيد با نيازمندى هاى خواننده مواجه شويد. قواعد خاصى در مورد اينكه در اين بخش چه چيزى ميتواند شامل باشد موجود نيست وبراى هر پروپوزل محتويات متفاوت استعمال ميگردد .

يكتعداد پيشنهادات در اينجا ميتواند كمك كننده باشد .

E       مشخص بسازيد كه چگونه ميتود هاى  شما ميتوانندبا اهداف ومقاصدى راكه قبلاً طرح كرده ايدمواجه شوند .

E       درتقسيم  اوقات تان دقيق  باشيد شايد بتوانيد پروژه را به بخش هاى جداگانه تقسيم كنيد.

E       ارزيابى واضح از كيفيت كار ، فعاليت توليدى وتوليدات شان نمائيد.

E       در مورد حدود مطمئن باشيد كه چه را بايد  انجام دهيد وچه را انجام ندهيد.

E       خود را مطمئن بسازيد كه ميتود هاى حل مشکل با مرام ها و اهداف پروژه تان ارتباط ميگردد .

تجهيزات وتسهيلات  Equipment and Facilities :

 

عميقاً فكرك نيد كه چه تسهيلاتى ممكن است ضرورت باشد . هرگاه پروپوزل شما براى  پيشنهاد مزايده كمپنى شما در يك فعاليت ساختمانى وسيع است . احتمالاً  ديپارتمنت هاى متعدد در قسمت ارائه ارقام  وفيگور هاى مورد ضرورت با شما همكارى خواهند نمود .براى يك پروژه تحقيقاتى ، تعين نمائيد كه كدام تسهيلات وتجهيزات رابراى استفاده موجود داريد. وخود را متيقن سازيد كه متباقى را ميتوانيد بدستآوريد البته اين موضوع مربوط به شكل پروژهْ تان ميشود مثلاً شما ممكن است از يك ماشين كوچك الكترونيكى تايك طياره كوچك ضرورت داشته باشيد .

 

 

PERSONAL : اين عنوان از دوقسمت متشكل است :

 

1- تنظيم كارمندان وساحهْ كارشان .

2- تخصص آنها كه معمولاً بالاى  يك بيوگرافى مكمل متكى است .

مخصوصاً ، معلومات در مورد دايركتر پروژه واستعانت هاى او وسهيم كگيرندكگان پروژه مهم است آنها اند كه پروژه را رهبرى نموده وبا آنها اند كه خواننده يا تماس كگيرنده يك ارتباط  را در صورتيكه پروژه قبول شود ايجاد خواهند نمود . هرگاه شما دايركتر پروژه باشيد تجارب وموفقيت  هاى گذشته را در پروژه هاى مشابه تان پياده نمائيد تابودجه  دهنده در مورد پروژه تان تصميم گرفته بتواند.

بودجه   Budget : مسوْل يا Sponsor يا سازمانى كه به پروپوزل نياز مند است اكثراً مشخص مى سازند كه بودجه چگونه ارائه گردد. همه گيرندگان پروگرام مصارف را طورى كه است نشان  نمى دهند كوشش كنيد كه بودجه عادلانه را طرح نمائيد.

Appendixes : (ضمايم) بعضى گيرندگان پروپوزل خواندن ضمايم را در صورتيكه آنرا مطالعه نمايند به آخر موكولول ميكنند هرگاه احساس مى كنيد كه ضمايم باعث رد پروپوزل شما ميشود از آن صرف نظرنمایيد.

 

يك پروپوزل كوتاه  A Short Proposal :

پروپوزل ذيل يك پروپوزل كوتاه است كه يك فابريكه در مورد عرضهْ فروشات خود بيك خريداراداده است.

 اين پروپوزل را يك پروپوزل كامل تصور ننمائيد با اينهم اين پروپوزل يك مثال تيپيك براى فروش  توليدات يك دستگاه است) قبل از ارسال  پروپوزل  نويسيندهْ آن  از محل تجارتى كمپنى ديدن نموده در مورد فعاليت توليدى آن  تحقيق مى نمايد وضروريات آنرا مورد بحث قرار ميدهد. بصورت واقعى وموْثر مداركى ارائه مى نمايد كه به اساس آن اثبات  ميكند كه سيستم Filling فروشنده مشکل فابريكه خريدارى راحل مىنمايد. وشش مزيت مشخص را در آن  ارائه ميدهد اين پروپوزل  محتواى نكات ذيل است:

قسمت مقدمه :

E       فكتور هاى سودمند سيستم فايلنگ  Space Finder.

E       مزاياى اين سيستم .

E       سيستم فعلى.

E       سيستم پيشنهادشده .

 

 

ادامه دارد...